Aos dezessete dias do mês de março de 2012, às 10h, reuniram-se no salão de convenções do Palace Hotel de Caxambu em Assembleia Geral, diversos Oficiais de Registro de Títulos e Documentos e Civil das Pessoas Jurídicas de Minas Gerais para o 1º Encontro realizado no Sul de Minas.

A reunião presidida por Victor Barros, Débora Espada e Alexandre Leal das Comarcas de Caxambu, Bom Sucesso e Machado, respectivamente, contou com a presença da Sra. Amélia de Aiuruoca, José Geraldo de Abre Campo, Lauro de Varginha, Gustavo de Nova Lima, Maria Augusta de Perdões, Francyane de Cachoeira de Minas, Vânia de São Lourenço, Jares Junior de Itanhandu, Jorge de Alfenas e José Ricardo oficial substituto de Caxambu. Iniciados os trabalhos um a um se apresentou e destacou suas dificuldades e expectativas. Todos ficaram enaltecidos com a presença da Sra. Amélia, a oficiala mais antiga de Minas Gerais, com 40 anos na atividade. Ainda na parte da manhã o grupo levantou a necessidade de informação e divulgação dos serviços prestados pelas serventias de títulos e documentos sob o título de “Serviço de Utilidade Pública”.

Discutiu-se sobre a divulgação e marketing dos cartórios. Vários colegas sugeriram a fixação de Outdoor nas comarcas. Por receio de alguns juízes considerarem propaganda tentamos analisar se seria possível a fixação desses Outdooor por meio do Instituto. O cartório da comarca que tivesse interesse entraria em contato com o Instituto pagaria o valor do Outdoor para o Instituto e este colocasse como serviço de utilidade pública. Explicando o que pode ser registrado no cartório do Títulos e Documentos.

Assim serventia não ficaria tão exposta sob a possibilidade de algum juiz considerar propaganda. Todos ficaram de pensar em outras possibilidades e ideias para essa abordagem para verificação e viabilização junto ao IRTDPJMG. Foi levantada a necessidade de um grupo de discussão virtual para a finalidade de comunicação, troca de informações e experiências que não fosse o fórum do IRTDPJMG nem o fórum do facebook, para acesso de todos os registradores interessados.

Ficou estabelecido que o grupo será criado no gmail e cada participante deverá possuir o e-mail específico sob o nome grupodeestudo(nome da comarca)@gmail.com. Alexandre Leal será o moderador. Sobre a central de notificações, todos acreditam que poderá ser bom, apesar do receio com tamanha concentração de cartórios sob o comando exclusivo de São Paulo através do IRTDPJ Brasil. Outra preocupação é de alguém se apoderar desse banco de dados e das informações e resolver virar um desses cartórios ambulantes (fazem notificação no Brasil inteiro – videira/portal/ Ximenes e Cia).

Hoje querendo ou não essas notificações estão polarizadas e no momento em que se concentrar nas mãos de uma só pessoa deve ser muito bem administrado e fiscalizado. Questionamos qual seria o papel do RTDPM Minas na participação e fiscalização dessa central. A preocupação de alguns e na possibilidade de darmos um tiro no próprio pé. Ainda assim concluímos que apesar do risco é necessário tentar. Alguns dos presentes manifestaram não terem recebido o formulário de cadastro. Ficou combinado de quem recebeu passar para os que não receberam e enviar o mais rápido possível para o RTDPJBrasil.

Antes mesmo do almoço começamos a discussão sobre de que forma padronizar os registros relacionados a cédulas de crédito com garantias. Alguns colegas fazem o registro e averba o restante sem valor, até mesmo a garantia, sob afirmação que o pagamento do registro já “pressupõe” a garantia. Contudo, ficou combinado de falar sobre cédulas na parte da tarde já que tal assunto faz parte da pauta. Após pausa para o almoço, iniciamos as discussões dos assuntos da pauta que se dividia em Pessoas Jurídicas, Títulos e Documentos e assuntos finais, nessa ordem.

O primeiro tema tratado foi a respeito das Sociedades Simples e Sociedades Empresárias. Verificou-se o pequeno número de sociedades registradas nos cartórios de comarcas pequenas. Constatou-se que os contadores tem grande receio em registrar sociedades no cartório. Tal receio foi atribuído à segurança passada pela Junta Comercial que atualmente possui grande organização. Outra questão levantada foi que vários cartórios não se encontram informatizados dificultando a alteração da cultura dos contadores de somente registrar na junta comercial.

Também restou constatado o fato de muitos editais de licitação preverem como condição para concorrência que a sociedade seja empresária, excluindo a participação das sociedades simples, o que por si só exclui nossos registros. Alguns colegas tem visitado as prefeituras de suas Comarcas atentando os responsáveis para a limitação muitas vezes desnecessária que o edital impõe e sugerindo que retire o termo empresária ou acrescente sociedades simples.

Discutimos também de que forma o IRTDPJ Minas poderia intervir nas licitações estaduais que podem propalar essa restrição sem fundamento legal. Sobre a documentação exigida para os registros, alguns colegas entendem pela necessidade de reconhecimento de firma nos contratos sociais e alterações, além da rubrica em todas as folhas para segurança jurídica das partes e do próprio oficial. Ainda em Pessoas Jurídicas outra questão discutida foi em relação às entidades que se encontram paralisadas em suas atividades. Sociedades que ficam inativas por um longo período e alguns contadores desejam “aproveitar” o CNPJ alterando completamente o objeto da sociedade sua estrutura sede, nome, sócios.

Foi feito um questionamento sobre o qual documentação exigir por esse período de inatividade. Quanto às associações foi levantada a possibilidade da entidade que se encontra paralisada e que pretende reestabelecer suas atividades fazê-lo por meio de ata na qual conste os motivos da paralisação, os responsáveis pela guarda dos livros e demais documentos, a necessidade de nova eleição e no estatuto. Alguns colegas tem modelos desse tipo de ata e passarão para os demais por meio do fórum que será criado. Sobre o princípio da continuidade todos demonstraram muito empenho em exigir que as entidades regularizem seus atos. Houve troca de experiência sobre como fazer, como abordar o cliente e fazê-lo entender a necessidade e importância.

Adentrando a segunda parte da pauta: Títulos e Documentos, iniciamos falando sobre os Contratos Rurais. Restou demonstrado que são extrema e fundamental importância para as Comarcas do interior, visto que muitas delas dependem basicamente desses contratos para se manter. Portanto, tais registros merecem máxima atenção e devem ser muito trabalhados. Todos concluíram que deve ser feita uma abordagem ao Banco do Brasil, ao INSS, à EMATER e aos Sindicatos. Contudo, muitos manifestaram dificuldade na aceitação de seus argumentos junto às agências locais. Assim, a possibilidade levantada foi de que a abordagem fosse feita às superintendências e ouvidorias regionais por meio de ofícios, informativos, comunicados, mas, sobretudo, por visitas regionalizadas pelo representante do IRTDPJMG e/ou representantes outorgados por meio de procuração.

Foi verificada que há possibilidade do IRTDPJMG outorgar procuração por previsão estatutária. O objetivo é causar uma reação em cadeia e hierárquica, já que a orientação de registro partiria de um órgão superior. Voltando ao assunto cédulas de crédito verificou-se muita divergência de procedimentos. Percebemos claramente a necessidade de padronizar os procedimentos visto que algumas empresas especializadas em registros de documentos e cédulas estão questionando valores diferentes cobrados por alguns registradores. Empresas como Mirage, Banco Paulista e CDT. Falamos também sobre a necessidade de exigir alguns documentos para confecção do registro de alguns tipos de cédulas.

Ocorre que muitas comarcas registram as cédulas com base na tabela de Alienação Fiduciária e isso gera não só um desconforto entre os próprios colegas cujas comarcas são limítrofes como também grande especulação quanto a quem cobra menos pela tabela de alienação fiduciária. Concluiu-se que cédulas são registradas pela tabela cheia e que o uso da tabela de alienação fiduciária deve ser muito restrito, especificamente para os contratos de alienação fiduciária para anotação no CRLV cuja obrigatoriedade não vingou. Indagou-se sobre a exigência ou não de se cobrar reconhecimento de firmas e apresentação de certidões, contudo muitos acharam inviável ficar com muitas exigências para não dificultar para o cliente correndo o risco de perder um serviço. Infelizmente não foi possível aprofundar muito no tema que é de fundamental importância.

Será necessário reapresentar esse assunto em pauta na próxima reunião. Os assuntos finais foram a respeito de notificações, divergência de procedimentos e cobranças e representações regionalizadas. Quanto às notificações, indagamos sobre os preços praticados e forma de procedimento na realização de notificações. Também foi verificada grande divergência. Tentaremos discutir mais o assunto através do fórum para tentar aproximar valores e procedimentos para o próximo ano. Quanto à divergência de procedimentos, foi levantada a possibilidade de fazer um manual. Tal possibilidade não foi descartada, porém deve ser analisada como muita cautela visto que a CGJ poderia indagar e o manual ser visto como uma interpretação inadequada da tabela e gerar grande problema para a classe. Apesar disso alguns simpatizaram com a ideia sob fundamentação de ter um instrumento de consulta quando da chegada de documentos inéditos.

Outro assunto mencionado foi a possibilidade do RTDPJ Minas ter representantes regionais. Isso aproximaria mais as pessoas do Instituto. Para fazer reuniões discutir temas a nível regional a participação aumenta bastante. Conseguimos reunir 14 serventias e seria complicado para várias desses oficiais viajarem 400 às vezes 500 km até Belo Horizonte. Alguns sem funcionários ainda. Esse “representante regional” seria encarregado de passar todas as informações questionamentos para direção do Instituto em Belo Horizonte. Todos acharam a reunião muito produtiva e prometeram se esforçar para comparecer nas próximas. Os presidentes agradeceram a presença de todos. Nada mais havendo a tratar, foi dada por encerrada a reunião. Eu, Débora Espada da Silva, lavrei a presente ata que foi lida, aprovada e assinada por mim e todos os presentes.

Caxambu, 17 de março de 2012.