Dentro de 30 dias, técnicos da Biblioteca
Nacional e do Arquivo Nacional vão apresentar, aos membros da comissão
criada para reorganizar os documentos cartoriais brasileiros, um conjunto
de orientações que deverão dar origem a um manual a ser seguido pelos
cartórios do país para a produção e conservação de documentos físicos e
eletrônicos. Coordenada pelo Conselho Nacional de Justiça (CNJ), a
comissão tem a missão de elaborar esse manual de conduta para os cartórios
extrajudiciais até o final deste ano.
“Nossos documentos estão se tornando eletrônicos sem uniformização, sem
norma. E como o trânsito dessas informações precisa ser integrado, é
fundamental padronizar os formatos. Não estamos propondo a última palavra
no assunto, mas um pouco de ordem no caos”, afirmou o juiz auxiliar da
Presidência, Antônio Carlos Alves Braga Júnior, membro da Comissão
Especial para Gestão Documental Extrajudicial do CNJ.
Em quinze dias, serão encaminhados questionários técnicos em preservação
de documentos físicos e em produção e preservação de documentos
eletrônicos que integram a comissão. As perguntas estão sendo elaboradas
pelos registradores de imóveis que também fazem parte do grupo e por
registradores e tabeliães convidados. São baseadas nas atividades
especificas de notas e registro e em questões encontrados do dia a dia de
trabalho.
Sistemas - Dentre os temas que deverão ser esclarecidos estão, por
exemplo, os formatos de documento eletrônico mais indicados para garantir
a longevidade de documentos com conteúdo de texto, a resolução mínima da
imagem a ser gerada na digitalização de documentos, os sistemas e métodos
de geração de cópias de segurança de documentos eletrônicos e físicos e o
uso da certificação digital.
As regras para a preservação de documentos físicos e para geração e
preservação de documentos digitais do serviço extrajudicial estão sendo
discutidas com representantes de entidades de registradores e notários
convidados, além dos próprios membros da comissão, há oito meses. Segundo
o coordenador da Comissão Especial, o juiz auxiliar da Presidência do CNJ
Marcelo Berthe, até o final do ano devem ser normatizados os padrões de
emissão, digitalização e guarda de documentos dos cartórios brasileiros,
diante das inovações tecnológicas disponíveis.
Comissão Especial – Instituída em dezembro de 2010, pelo Conselho Nacional
de Arquivos (Portaria Nº94/2010), a Comissão Especial do CNJ foi criada
para propor ações de modernização, organização e gestão dos documentos dos
cartórios de Registro de Imóveis da Amazônia Legal. As regras para
documentos eletrônicos, no entanto, serão aplicáveis a todos os cartórios
do país.
Tais normas deverão estabelecer a convivência de documentos físicos com
documentos provenientes de digitalização e documentos produzidos
originalmente em formato digital. Também deverão tratar do uso de
assinatura eletrônica, datador digital ("time stamp") e padrões que
permitam a intercomunicação de bancos de dados.
Espera-se que as novas regras entrem em funcionamento no prazo de um ano
após a publicação pelo CNJ, e que elas estejam prontas para publicação até
o final do ano. |