1 - Onde devem ser registrados os livros fiscais?
No caso de sociedades simples, associações e fundações, no Registro
Civil de Pessoas Jurídicas em que arquivados os respectivos atos
constitutivos (§ 4º, do art. 258, abaixo transcrito).
2 - Que livros precisam ser registrados/autenticados?
a) Os livros ou fichas do Diário conforme determina o § 4º, do art
258, do
Decreto 3.000/99:
"Os livros ou fichas do Diário, bem como os livros auxiliares
referidos no § 1º, deverão conter termos de abertura
e de encerramento, e ser submetidos à autenticação no órgão competente
do Registro do Comércio, e, quando se tratar de sociedade civil, no
Registro Civil de Pessoas Jurídicas ou no Cartório de Registro de
Títulos e Documentos (Lei
nº 3.470, de 1958, art. 71, e
Decreto-Lei nº 486, de 1969, art. 5º,
§ 2º)";
b) os livros de registro de inventário e livro de registro de entradas
(compras), conforme dispõe o § 2º, do art. 260, do mesmo decreto:
"Os livros de que tratam os incisos I e II, ou as fichas que os
substituírem, serão registrados e autenticados pelo Departamento
Nacional de Registro do Comércio, ou pelas Juntas Comerciais ou
repartições encarregadas do registro de comércio, e, quando se tratar
de sociedade civil, pelo Registro Civil de Pessoas Jurídicas ou pelo
Cartório de Registro de Títulos e Documentos (Lei
nº 154, de 1947, arts. 2º, § 7º, e 3º, e
Lei nº 3.470, de 1958, art. 71).
3 - O que se deve observar?
a) Termo de abertura e encerramento (art. 258, § 4º), onde deverá ser
feito o registro, além da chancela em todas as páginas;
b) sequência numérica dos livros - só se pode efetuar o registro de um
com a apresentação do imediatamente anterior. Norma do art. 260, § 3º:
"Para os efeitos do parágrafo anterior, a autenticação do novo livro
será feita mediante a exibição do livro ou registro anterior a ser
encerrado, quando for o caso (Lei
nº 154, de 1947, art. 3º, parágrafo único)".
4) Como proceder em caso de extravio de um dos livros?
A resposta está nos §§ 1º e 2º do art. 264, observando-se que, onde se
lê Registro do Comércio, no caso de sociedades simples, associações e
fundações, entenda-se também Registro Civil de Pessoas Jurídicas.
"§ 1º Ocorrendo extravio, deterioração ou destruição de livros,
fichas, documentos ou papéis de interesse da escrituração, a pessoa
jurídica fará publicar, em jornal de grande circulação do local de seu
estabelecimento, aviso concernente ao fato e deste dará minuciosa
informação, dentro de quarenta e oito horas, ao órgão competente do
Registro do Comércio, remetendo cópia da comunicação ao órgão da
Secretaria da Receita Federal de sua jurisdição (Decreto-Lei
nº 486, de 1969, art. 10).
§ 2º A legalização de novos livros ou fichas só será
providenciada depois de observado o disposto no parágrafo anterior (Decreto-Lei
nº 486, de 1969, art. 10, parágrafo único)".
Observa-se que o registro do livro seguinte ao extraviado deve ser
acompanhado da cópia da publicação do extravio e de requerimento,
assinado pelo representante legal da pessoa jurídica, explicando a
ocorrência.
5 - E se o livro for de um Diretório Político, Comissão ou
assemelhado?
Assim como os outros, a autenticação desses livros compete ao Registro
Civil de Pessoas Jurídicas em que registrado o Diretório, Comissão,
etc., ou seja, o RCPJ do Distrito Federal. Mas, tratando-se de
registro na cidade em que instalado esse organismo, o registro compete
a Títulos e Documentos, conforme dispõe a
Instrução Normativa da Receita Federal, RFB nº 748, de 28 de junho
de 2007, em seu anexo IV, itens 1.129 e 1.1.30.