Tecnologia de digitalização e Big Data pode
aumentar margens operacionais em 60%, na média
Por ano, os gestores de uma empresa perdem, em média, quatro semanas na
tarefa de procurar informações devido a falhas ou incongruência na
organização de dados e documentos. Diariamente, 7,5% do tempo de
expediente de colaboradores é perdido nesta mesma tarefa.
Os dados são da Associação Brasileira de Gerenciamento de Documentos. E
vão além, mostrando que todo ano entre 3% e 5% dos arquivos de uma empresa
são perdidos ou extraviados, gerando um custo de recriação de, em média,
US$ 120 por documento, incluindo todos os processos necessários para
fazê-lo novamente? o que, muitas vezes, implica em renegociar prazos,
coletar novamente assinaturas e depender do tempo e disponibilidade dos
assinantes, refazer cadastros, entre outras centenas de situações que
podem ser elencadas.
Ainda segundo pesquisa da ABGD, 30% de todo o papel acumulado nas
companhias brasileiras é, simplesmente, inútil e pode ser eliminado sem
prejuízo ao negócio, ao contrário: reduzir a papelada e os processos
operacionais que a envolvem traz cortes de custos e otimização de
recursos, ganho de tempo e produtividade significativos.
Para Guido Kirst, diretor da CGK, empresa especializada em produtos e
serviços de Tecnologia para os ambientes corporativo, de ensino e de
governo, a análise de tais dados deixa um cenário claro: o gerenciamento
eficiente de documentos corporativos é imprescindível para o ganho de
competitividade.
"Digitalizar, no segmento corporativo, é um imperativo para o crescimento
dos negócios", sentencia Kirst. "E isto vale para empresas de todos os
setores. No segmento jurídico, por exemplo, a economia que a substituição
de documentos em papel por digitalizados, ou mesmo a troca de softwares
engessados de tratamento de documentos por soluções avançadas, que
permitam melhor manejo dos materiais, pode representar um divisor de águas
entre a estagnação e a expansão", complementa.
Como exemplo, o diretor propõe avaliar o cenário de um escritório de
advocacia que usa PDFs comuns para tramitação de processos nas diversas
instâncias em que deve operá-los, tendo que cortar os extensos conteúdos
em dezenas, por vezes centenas, de arquivos para fazer caber na capacidade
de envio das ferramentas de e-mail e outros sistemas, como os próprios
sistemas dos tribunais e órgãos correlatos. Ainda, a cada mudança nos
conteúdos, os advogados precisam refazer os arquivos e gerar novos PDFs,
recomeçando do zero toda a saga de divisão do arquivo por tamanho em KB.
"Agora substitua tal situação pelo uso de uma solução que gere PDFs
editáveis, nos quais alterações podem ser feitas sem necessidade de
geração de novos documentos, que permitam o trabalho colaborativo de
equipes (mesmo que estejam dispersas geograficamente) via Internet e que,
de quebra, reduza o tamanho dos arquivos finais em 5, até 6 vezes. O mesmo
resultado obtido no fim, mas com infinitamente menos erros, menos tempo,
menos trabalho e, mais importante, menos retrabalho", analisa o executivo.
O especialista também avalia o setor de saúde, cujas demandas neste
sentido muitas - veja-se um estudo recente segundo o qual os dados gerados
e recebidos por clínicas, hospitais, consultórios, postos de saúde e
outras instituições desta área aumentarão mais de 50 vezes nos próximos
cinco anos.
"É muita informação para guardar em envelopes, gavetas e arquivo morto",
ressalta Kirst.
Já no varejo, o volume diário de dados que transita pelas corporações é
imenso, vindo das mais diversas fontes (cadastros, sistemas, cartões,
clientes, lojas, promoções, pós-venda, call center, serviços etc). A
geração e uso de documentação é, também, enorme.
"A digitalização deste Big Data é, sem dúvida, um caminho para obter uma
operação mais enxuta e eficiente. Uma pesquisa da McKinsey & Company
mostra que varejistas que apostam nas tecnologias de digitalização e Big
Data tendem a aumentar suas margens operacionais em 60%, na média",
acrescenta o executivo.
Segundo ele, tecnologia para gerar estas mudanças existe e está disponível
no mercado. Soluções para obtenção e registro legítimos de assinaturas,
digitalização inteligente de documentos, conversão de arquivos físicos e
eletrônicos de sistemas tradicionais de edição de texto para documentos em
PDF editáveis são só alguns exemplos.
E, ao que parece, o número de empresas em busca de tais tecnologias só faz
crescer: um levantamento do Instituto Information Management (AIIM)
concluiu que, ao mesmo tempo em que cresce cerca de 20% ao ano o uso de
papel nas empresas, o número de companhias que buscam formas de eliminar
sua utilização, buscando o ideal de zero paper, subiu de 9% para 16% nos
últimos três anos.
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